Dokumentasi – Pengertian, Jenis, Tugas, Fungsi, Pengkodean, Perbedaan, Para Ahli

Faktasantuy.com -  Dokumentasi – Pengertian, Jenis, Tugas, Fungsi, Pengkodean, Perbedaan, Para Ahli : Dokumentasi yakni terkait hal yang hal ini meliputi pengertian menurut para ahli, kegiatan, tugas, fungsi dan pengkodean. 

Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi yakni berupa kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan atau bukti yang terkait dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan kepada pemakai informasi tersebut.

Pengertian Dokumentasi Menurut beberapa Para Ahli

1. Otlet (International Economic Conference 1905), mendefenisikan dokumetasi sebagai kegiatan khusus berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali dan penyebaran dokumen.
2. Encyclopedia Britanica, yakni semacam pengawasan dan penyusunan bibiliografi yang menggunakan alat-alat seperti indeks, sari karangan dan isi bibiliografi selain menggunakan cara tradisioanl “klasik dan katalogisasi”, untuk membuat informasi itu dapat tercapai.
3. Federataion Internationale De Decomentation (FID), yakni diartikan sebagai mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenis-jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia.

Jenis – Jenis Dokumentasi

1. Dokumen Primer yakni dokumen berisi informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan
2. Dokumen Sekunder yakni dokumen berisi informasi tentang literatur primer.
3. Dokumen Tersier yakni dokumen berisi informasi tentang literatur sekunder. Misal : buku

Tugas Dokumentasi

Adapun beberapa tugas dokumentasi yakni sebagai berikut: Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan, Mencatat, Mengelolah, Memproduksi, Menyajikan dan menyebarluaskan serta Menyimpanan dan memelihara dokumen.

Fungsi Dokumentasi

Adapun fungsi dari dokumentas yakni sebagai berikut:

1. Dinamis yakni berupa dokumen yang dapat dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Yaitu: Dinamis aktif. Dinamis semi aktif. Dinamis in aktif.
2. Statis yakni  berupa dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor yaitu: Dokumen koprol. Dokumen Literal. Dokumen Privat.

Pengkodean Dokumentasi

Pengkodean dokumentasi dapat dengan mudah dilakukan sehingga tidak membutuhkan banyak waktu dalam penyimpanan. Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan mencatat pada buku induk dokumen antara lain sebagai berikut: Nomor urut, Tanggal dokumen diperoleh, Penyusunan dokumen, Nama/judul dokumen, Kota tempat terbit, Nama penerbit, Tahuan penerbitan, Jumlah halaman  serta Cara saat memperoleh pada saat ini, dokumen telah banyak yang direkam atau dijadikan microfilm, bahkan ada pula yang disimpan dalam memori komputer. Dengan pengolahan kode “kode sandi” maka dapat ditemukan dengan cepat dokumen yang dicari. Dokumen bisa berwujud lembaran, film, pita atau rekaman. Untuk wujud dari lembaran khususnya warkat atau surat-surat dipergunakan system kearsipan atau filling. Lain dengan dokumen yang terjilid, penyimpanan, penataan dan pengamanannya dipergunakan system perpusatakaan, pembagian klasifikasi dimulai dari pembagian utama yang dipecah menjadi dividi, dividi dipecah lagi menjadi seksi dan seksi dipecah menjadi subseksi.

Pembagian Klasifikasi Ini Dapat Dibagi Menjadi Bagian Yang Lebih Kecil Lagi: Pola klasifikasi juduldan pembagian judul atas, Teknik mengindeks, Teknik menetapkan kode., Prosedur dan teknik penyimpanan, Menentukan pencatatan yang diperlukan Klasifikasi Judul Arsip.

Arsip-Arsip Yang Ditata Menurut System Abjad Diklasifikasikan Menjadi 4 Kelompok Yakni: Arsip perorangan Arsip ini diberi judul nama perorangan. Arsip instansi pemerintah Arsip ini diberi judul nama instansi pemerintah. Arsip niaga Arsip ini diberi judul nama perusahaan. Arsip yang dikelola oleh badan-badan sosial.

Teknik Mengindeks “Menetapkan Unit”: Setelah menetapkan judul baik itu nama perorangan, organisasi sosial, instansi pemerintah ataupun swasta, maka sekarang kita perlu menentukan unit-unit terpenting, hal ini dikenal dengan mengindeks.

Teknik “Menetapkan Kode”: Dalam menetapkan kode, dapat digunakan  suatu teknik yang memuat suatu aturan-aturan dalam mengindeks.

Perbedaan Dokumen Dan Dokumentasi

Berikut Ini Merupakan Perbedaan Dokumen Dan Dokumentasi.

dokumen/do•ku•men/ /dokumén/ n

1. Berupa Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian)
2. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos
3. Rekaman suara, gambar dalam film, dan lain sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan, medis arsip data keadaan perkembangan kesehatan pasien